Créé par : L'équipe Solidatech
Qu'est-ce que la gestion de projet ?
Un "projet" peut être défini comme "un effort temporaire entrepris pour créer un produit, un service ou un résultat prédéfini". Plusieurs projets peuvent être en cours au même moment :
- Levée de fonds,
- Campagne d'adhésion,
- Accompagnement dans la mise à jour ou l'intégration d'outils numériques,
- Changement de locaux,
- Lancement d'une étude,
Des types de projets qui nécessitent généralement de collaborer entre différents services ou équipes, et qui impliquent bien souvent des personnes qui ne travaillent pas forcément ensemble au quotidien.
La gestion de projet englobe ainsi l'ensemble des activités visant à organiser le bon déroulement d’un projet et à en atteindre les objectifs fixés en temps et en heures, en respectant les délais, le budget et le périmètre du projet. Si l'on fait souvent référence à la gestion de projet pour des projets complexes et uniques, un tel système peut en réalité s'appliquer à des missions moins ambitieuses et plus réccurentes, comme, par exemple, la réalisation d'un bulletin d'information hebdomadaire.
Quel est l'intérêt de passer par un outil de gestion de projet ?
En tant qu’association, vous êtes amenée à piloter plusieurs projets en même temps, et ce, avec des ressources humaines, matérielles et budgétaires variables. Adopter un outil de gestion de projet permet donc d’avoir plus de visibilité sur les ressources disponibles et nécessaires à la réalisation de vos actions. Grâce à ce type de solution numérique, vous pouvez définir des étapes, les plannifier et suivre leur avancée pour mieux organiser le travail de vos équipes au quotidien.
Les petites structures, lorsqu'elles possèdent une solide compréhension de la méthodologie de gestion de projet, peuvent s'en sortir assez efficacement en utilisant des feuilles de calcul Google ou Excel pour suivre l'avancement des projets. Mais dans bien des cas, le recours à un outil professionnel dédié peut vite s'avérer indispensable et présenter de nombreux avantages, comme par exemple :
- Indiquer clairement quelles ressources sont disponibles et à quel moment elles le sont. Par exemple, un bénévole est dans l’impossibilité de terminer une tâche précédemment engagée : certaines solutions de gestion de projet permettent au chef de projet de voir qui d'autre a la capacité de terminer cette tâche.
- Améliorer la visibilité entre les services. Par exemple, la personne en charge de la collecte de fonds pour un événement peut voir en temps réel quelles newsletters marketing vont être envoyées.
- Mettre en évidence les opportunités de travailler ensemble et favoriser la collaboration. Il n'est plus nécessaire d'attendre pour savoir quand une tâche est terminée, puisque tous les membres de l'équipe ont accès à ces informations instantanément. Ils sont en capacité de voir qui est responsable de quoi et quand, ce qui pousse naturellement à être plus collaboratifs.
Quel outil choisir pour ma structure ?
Le tableau ci-dessous regroupe des outils possédant des caractéristiques qui nous semblent indispensables pour une solution de gestion de projet :
Au-delà de leurs fonctionnalités communes, ces outils possèdent des avantages spécifiques :
- Microsoft Project permet de gérer des projets très complexes.
- Asana est une bonne option si votre objectif principal est de centraliser la gestion de tous vos projets.
- Talkspirit intègre une suite collaborative qui permet de faire des retours entre collaborateurs et de réduire vos échanges par mails. Toutes les personnes qui prennent part au projet peuvent ainsi suivre son avancée en communiquant facilement depuis un seul et même environnement.
- Taïga est facile à prendre en main et agréable visuellement.
- Notion est un outil no-code (voir notre webinaire sur le sujet) qui s'appuie sur la méthode intuitive du "glisser-déposer", avec des blocs de contenus modulables pour décomposer vos projets de la manière qui vous convient le mieux.
D’autres outils présentent des fonctionnalités similaires à Microsoft Project ou Asana, c'est le cas de ProjectLibre ou OpenProject, des solutions libres, ou encore Gouti, une solution française. N’hésitez pas à consulter le moteur de recherche dédié aux logiciels "Capterra", pour découvrir d’autres solutions qui pourraient également vous intéresser.
Quelques bonnes pratiques globales
Pour profiter pleinement du potentiel de gain d'efficacité qu’offre ce type d'outil, il est important de :
- Créer des plans d’action clairs, précis, réalistes et découpés en étapes simples,
- Veiller à assigner les différentes tâches à des personnes bien identifiées,
- Utiliser la vue kanban pour avoir une vue globale des tâches en cours.
Ressources complémentaires :
