Changement numérique dans une association : 8 étapes pour le mener sereinement

L’introduction de nouveaux outils, processus ou structures organisationnelles peut s’avérer complexe. La conduite du changement englobe toutes les actions nécessaires pour faciliter l’adaptation à ces transformations et à l’évolution de votre environnement. Conduire ce changement comme un projet à part entière permet de se projeter vers l’avenir, tant individuellement que collectivement. C’est donc une étape cruciale pour toute l’association, avec des étapes clés à suivre rigoureusement.

 

1. Identifier les référents

Qui sera le chef d'orchestre et s'assurera du bon déroulement de cet accompagnement au changement au sein de l'association ? Qui sont les personnes qui seront les plus touchées par le changement ? Qui sont les personnes qui peuvent aider à faciliter le changement ? En identifiant les référents et en les impliquant dans le processus dès le départ, vous vous assurez une démarche collaborative et rendez les utilisateurs acteurs des évolutions mises en place.

 

2. Partager une vision

Tout commence par une vision. Qu’est-ce que vous voulez que votre association devienne à l’ère numérique ? Quelles sont les valeurs de celle-ci ? Quels sont les nouveaux éléments qui nécessitent un changement ? Partagez cette vision avec les membres de votre association. Par exemple, en menant des ateliers participatifs pendant lesquels vous allez rappeler le contexte et les enjeux, puis, identifier ensemble les valeurs, les besoins et les objectifs.

Vous pouvez par exemple identifier des valeurs, telles que :

• La collaboration : nous valorisons le travail d’équipe et la coopération entre nos membres ;
• La transparence : nous nous engageons à être ouverts et honnêtes dans toutes nos actions ;
• L'impact social : nous cherchons à avoir un impact positif sur la société et à améliorer la vie des gens ;
• L’inclusion : nous nous efforçons de créer un environnement accueillant et inclusif pour tous.

 

3. Définir des objectifs clairs

Maintenant que vous avez une vision, il est temps de définir des objectifs clairs. Qu’est-ce que vous voulez accomplir avec ce projet numérique ? Comment saurez-vous que vous avez réussi ? La clé pour mener une conduite de changement réussie est d'exprimer des objectifs spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement défini (SMART). Votre ou vos objectifs doivent être précis, avec des critères mesurables au fil du temps, ne dépassant pas vos moyens à disposition (équipe référente, moyens financiers, temps), pertinent vis-à-vis du contexte et limité dans le temps.

Voici des exemples d’objectif clairs et SMART :

•  Recruter 15 nouveaux bénévoles actifs avant la fin d'année grâce à la définition d’un plan d’action comprenant des campagnes de recrutement sur des plateformes en ligne ;
• Augmenter le taux d’engagement des utilisateurs de nos réseaux sociaux à 20% en 6 mois grâce à des mises à jour de contenu hebdomadaires ;
• Augmenter de 30% le nombre de participants aux événements et de 40% le nombre de followers sur les réseaux sociaux en 12 mois grâce à 1 personne dédiée à la communication et des collaborations avec des influenceurs locaux.

 

4. Planifier

Une fois que vous avez arrêté vos objectifs et vos acteurs clés, il est temps de planifier. Quelles sont les étapes spécifiques que vous devez suivre ? Quand devez-vous les accomplir ? De quelles ressources avez-vous besoin ? Et qui est responsable de quoi ? Il est temps de définir le calendrier avec les différentes grandes étapes suivantes, tout en gardant en tête qu'il est toujours temps de modifier ce calendrier pour l'ajuster au mieux à votre contexte.

Il existe plusieurs outils numériques qui peuvent vous aider à planifier efficacement :

• Trello, Asana ou Freedcamp : des outils de planification visuelle qui utilisent des tableaux, des listes et des cartes pour organiser les tâches, les suivre et mettre des échéances ;
• Notion : un outil no-code complet pour la gestion du temps et des projets, avec des fonctionnalités de prise de notes et de collaboration ;
• Findmyshift : un agenda en ligne gratuit pour organiser la rotation des équipes.

 

5. Comprendre les utilisateurs

Il est important de comprendre les besoins et les préoccupations de vos utilisateurs. Qu’est-ce qui les motive ? Qu’est-ce qui les inquiète ? Comment ce projet numérique peut-il les aider dans leurs missions au quotidien ? Comprendre les différents profils d'utilisateurs va vous permettre de connaître leurs attentes et leurs freins : utilisez ces informations pour aider à façonner votre plan de changement, anticiper les résistances liées à celui-ci et dédramatiser la suite.

 

6. Communiquer

Annoncez le changement. Assurez-vous que tout le monde est au courant de ce qui se passe, pourquoi cela se passe et comment cela les affectera dans leurs missions. En communiquant des informations et perspectives claires via les référents, vos canaux de communication internes ou encore des affiches, vous allez pouvoir légitimer le projet, valoriser les bénéfices concrets et donner du sens au projet.

 

7. Accompagner

Le changement peut être difficile. Fournissez du soutien et de l’accompagnement pour aider les gens à traverser cette période. Pour les fédérer autour du projet, il est conseillé de faciliter au maximum l'accès aux informations avec des liens, des documents facilement accessibles, mais selon la nature du changement, vous pouvez aussi organiser des formations de sensibilisation, du coaching, ou des permanences avec la personne référente.

 

8. Évaluer

Enfin, une fois le projet terminé, prenez le temps d’évaluer. Comment cela s'est-il passé ? Avez-vous atteint les objectifs que vous aviez défini à l'étape 3 ? Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Ce changement va-t-il s'inscrire dans la durée ? En suivant au maximum les objectifs prédéfinis selon votre calendrier, vous allez pouvoir ajuster les actions mais aussi valider le bon déroulé de votre projet et partager tout petit succès en communiquant autour de vous.

En suivant ces huit étapes, vous serez sur la bonne voie pour conduire le changement dans votre association.

 

Ressources complémentaires :

• 8 étapes pour mettre en place de nouveaux outils numériques
• Webinaire - De l'idée à la réalisation : comment réussir votre projet numérique associatif ?
• Webinaire : Comment (bien) piloter la transformation numérique de son association ?