Créé par : L'équipe Solidatech
Une base de données, c’est un lieu de stockage d'informations qui peuvent être consultées, exploitées, mises à jour, protégées. Vous en utilisez tous chaque jour sans vous en rendre compte, en cherchant un livre à la bibliothèque, en visionnant des vidéos sur Youtube, ou en écoutant de la musique sur Spotify !
Une base de données a pour objectif de classer des objets, des événements ou des personnes (des bénévoles, des formations, des missions) grâce à des qualificatifs (nom, disponibilités, sujet et date de la formation, durée et lieu de la mission,..).
L’intérêt d’une base de données est de pouvoir montrer des relations entre ces informations, par exemple en permettant de proposer aux bénévoles disponibles le lundi après-midi ET ayant suivi la formation d’accueil en janvier de participer à une mission de distribution de repas à Paris le 6 mars.
Finalement, une base de données, ça peut servir à :
- Structurer et piloter son activité
- Faire des rapports d’activité précis
- Communiquer plus finement
- Automatiser certaines tâches
L’utilisation des tableurs Excel pour rassembler ces informations peut rapidement atteindre une certaine limite : multiplication des versions, données non mises à jour, faible voire absence de conformité au RGPD... Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions numériques qui vous permettent de constituer une base de données.
On parle de CRM (Customer Relationship Management ou gestion de la relation réseau) comme d’un outil de base de données permettant de faire le suivi des interactions avec des bénévoles ou adhérents, des partenaires, des prospects.
Votre besoin est de pouvoir simplement gérer vos contacts, que ce soit de vos bénévoles, vos adhérents, vos partenaires ou vos fournisseurs, en créant des bases de contacts (nom, prénom, adresse, email, n° téléphone,..) avec l’historique des échanges (mails envoyés, actions à réaliser,..) ? Testez :
- Airtable,
- CiviCrm,
- Odoo,
- Access
- ou encore Excel dans sa version collaborative Microsoft 365.
Vous souhaitez en plus interagir avec vos contacts en leur envoyant des mailings ou SMS ciblés, en faisant des relances automatiques ? Testez :
Pour aller plus loin :
> 10 bonnes pratiques pour gérer efficacement sa base de membres
> Pourquoi utiliser un CRM pour gérer les membres de votre association
> Centraliser ses contacts, une excellente pratique
> RGPD: mettez-vous en conformité avec le nouveau règlement !
