Créé par : L'équipe Solidatech
Pour organiser un vote en ligne, il vous faut trouver un outil adapté, simple à utiliser, flexible et qui réponde à la fois aux exigences légales et aux besoins de votre association.
Voici les 5 critères auxquels prêter particulièrement attention au moment du choix de votre outil de vote en ligne :
Une sécurité qui garantit confiance et intégrité
Lors des votes de votre Assemblée Générale, l’une des choses les plus importantes est de protéger le votant et le secret de son bulletin de vote. C’est une obligation pour les élections de personnes, avec mandat, rôle officiel.
Il faudra d’autre part que l’urne et le processus soient protégés afin de garantir, de l’ouverture au dépouillement, un événement sans incident, ni contestation.
Demandez les références et les clients de votre prestataire. Une plateforme sérieuse travaille avec des organisations qui ont déjà fait ce travail de vérification, d’analyse ou d’audit de la solution.
Liberté et simplicité d’usage
Outre l’impératif de sécurité, il est important de prendre en compte l’ergonomie de la solution et la simplicité à utiliser le service pour les votants. Les personnes moins habituées au numérique, peu technophiles, requièrent un outil accessible à tous et qui ne nécessitera pas de formation ou compétences particulières.
Un outil simple autant dans l’accès que la disponibilité. Si vous devez dépendre du prestataire, de son agenda ou de sa disponibilité cela peut être un frein. A l’heure du numérique, choisissez des services simples et en libre accès. Il en existe même qui vous permettront de tester gratuitement leur produit, comme la solution française V8TE par exemple.
Le vote en direct
Si vous souhaitez reproduire le déroulé et l’animation d’une Assemblée Générale habituellement en présentiel, il vous faudra opter pour un outil de vote qui propose le vote en direct. En effet, si votre assemblée fait voter les adhérents pour des résolutions ou des élections, au fur et à mesure de l’événement, votre outil de vote doit savoir ouvrir et clôturer vos scrutins sur demande.
Il en va de même pour la mise à disposition immédiate des résultats pour que le(a) président(e) et le bureau puissent annoncer et adopter les décisions en direct.
Le support client, en direct aussi
N’oubliez pas l’importance d’un support ou d’une équipe qui puisse être réactive et vous accompagner au moment de votre événement. En effet, si le vote est programmé sur 15 jours et que vos adhérents ont des interrogations sur l’outil, a priori pas de complexité… En revanche, si les votes se font en direct pendant les 2 heures d’AG, il est important de pouvoir être réactif. Le support client doit être immédiatement disponible et un maximum de canaux de communication doivent vous être proposés (tchat, mail, téléphone, visio…).
La visioconférence et le vote
Lorsque votre Assemblée Générale démarre, le/la président(e) ouvre la séance, la parole circule et les discussions commencent. Lors d’un événement en direct, les échanges nécessitent très souvent un outil de visioconférence afin que chaque adhérent puisse échanger, discuter de visu avec les autres, pendant toute l’Assemblée Générale. Choisissez donc des outils de vote en ligne qui puissent être connectés assez facilement à de la visioconférence, en essayant le moins possible de faire gérer plusieurs logiciels ou d’onglets du navigateur internet à vos adhérents.
Astuce : si votre outil de vote propose l’invitation à voter par SMS ou permet de voter depuis son mobile en “responsive design”*, cela peut s’avérer ergonomique de conserver la visioconférence en plein écran sur l’ordinateur du votant, tandis que de l’autre côté, il peut s’exprimer directement depuis son téléphone portable, comme si ce dernier était un boîtier de vote.
*Interface digitale dont l'affichage s'adapte de façon automatique à la taille de l'écran du terminal qui le lit.
